a Futafok rendezvény lebonyolításával összefüggő egyes adatkezelésekről
Budapest, 2023. szeptember 12.
A Budafok-Tétény Budapest XXII. kerület Önkormányzata által szervezett Futafok szabadidős rendezvény (a továbbiakban: Rendezvény) keretében lezajló versenyszámokban való részvétel minden kerületi köznevelési intézményi tanuló, illetve egyéb felnőttkorú természetes személy számára előzetes regisztrációhoz és nevezési díj megfizetéséhez kötött, de a Rendezvény iránt érdeklődő vagy azon résztvevő egyéb természetes személy (a továbbiakban együttesen: Érintettek) megjelenésére is számít a szervező.
A Rendezvény szervezésével, lebonyolításával és utólagos népszerűsítésével összefüggő valamennyi adatkezelési feladat ellátásával összefüggésben Budafok-Tétény Budapest XXII. kerület Önkormányzata adatkezelőnek (a továbbiakban: Adatkezelő) minősül.
A fentiekre figyelemmel Adatkezelő az Érintettek részére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.), valamint az Európai Parlament és a Tanács (EU) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) szóló 2016/679 rendelete (a továbbiakban: GDPR) rendelkezéseivel összhangban a következő tájékoztatást adja, az abbanfoglaltakat magára nézve kötelezőnek ismeri el.
Az Adatkezelő kötelezettséget vállal arra vonatkozóan, hogy az általa végzett adatkezelés megfelel a hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak, így különös tekintettel azon elvárásnak, hogy az Érintettek részére adott tájékoztatást tömör, átlátható, világos és közérthető megfogalmazással és könnyen hozzáférhető formában bocsátja rendelkezésre, jelen adatkezelési tájékoztató formájában.
Az adatkezelési tájékoztatóban található legfontosabb információkat könnyen érthető, táblázatos formában az utolsó oldalon foglaltuk össze.
Név: Budafok-Tétény Budapest XXII. kerület Önkormányzata
Képviseli: Karsay Ferenc polgármester
Székhely: 1221 Budapest, Városház tér 11.
Telefon: +36 1 229 26 11
E-mail: onkormanyzat@bp22.hu
Weboldal: www.budafokteteny.hu
Adatkezelő adatvédelmi tisztviselője:
Perfectus Consilium Kft.
E-mail: adatvedelem@bp22.hu
Adatainak kezelésével kapcsolatosan az alábbi módokon kérhet tájékoztatást:
Az adatkezelés elsődleges célja, hogy az Adatkezelő széleskörben előmozdítsa, fejlessze a kerületi szabadidős sportéletet, a tömegeket megmozgatni szándékozó Rendezvényt zökkenőmentesen lebonyolítsa, valamint azt mind a résztvevők, mind az az iránt érdeklődők számára széleskörben bemutathassa.
Az adatkezelés céljai továbbiakban:
– a Rendezvény és az Adatkezelő presztízsének fenntartása és erősítése;
– a Rendezvényen történő részvétel (előzetes regisztráció) biztosításához szükséges informatikai platform létrehozása, zavartalan működtetése;
– az Érintettek azonosítása;
– az Érintettel való kapcsolattartás, tájékoztatás nyújtása a Rendezvénnyel kapcsolatos valamennyi releváns információról;
– a nevezési díjak elszámolásával kapcsolatos pénzügyi-gazdasági ügyviteli feladatok elvégzése;
– a Rendezvény során készülő médiafelvételek és az eredményt elérő Érintettek teljesítményének, versenyeredményeinek minél szélesebb körben történő bemutatása, reprezentálása, elismerése;
Fenti adatkezelési célok kerületi társadalmi érdeket szolgálnak.
Az Adatkezelő annak érdekében, hogy a jelen adatkezelési tájékoztató III. pontjában foglalt célokat teljesítse, az Érintettek alábbi személyes adatait kezeli.
IV./1. Versenyen való részvételt megelőző regisztrációt végző és nevezési díjat megfizető Érintettek vonatkozásában:
IV./2. A Rendezvény során készülő médiafelvételekkel összefüggésben:
A fenti adatokat az Adatkezelő közvetlenül a regisztrációt végző, nevezési díjat megfizető és a médiafelvétellel kapcsolatba hozható Érintettől szerzi be.
Jelen adatkezelési tájékoztató IV./1. pontjában megjelölt személyes adatok kezelése olyan visszterhes szerződés teljesítéséhez szükséges, melyben az Érintett az egyik fél, erre figyelemmel az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) albekezdésének b) pontja.
/A nevezési díj megfizetésével és a számlakiállítással összefüggő személyes adatok kezelésének -kiegészítő- jogalapja a GDPR 6. cikk (1) albekezdésének c) pontja, tekintettel arra, hogy az adatkezelés az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez is szükséges./
Jelen adatkezelési tájékoztató IV./2. pontjában felsorolt személyes adatok kezelésének jogalapja egyéni portréfelvételesetén a GDPR 6. cikk (1) albekezdésének a) pontja, tekintettel arra, hogy Érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez.
Az érintetti hozzájárulás megfelel a GDPR (32) és (42)-(43) preambulumbekezdéseiben, 4. cikkének 11. pontjában, valamint 7. cikkében meghatározott feltételeknek, tekintettel arra, hogy:
– az Érintett személyes adatainak kezeléséhez az adatkezelés megkezdését megelőzően írásban, hozzájáruló nyilatkozat kitöltésével járul hozzá;
– az Érintett hozzájárulásának megadásáról a jelen adatkezelési tájékoztató megismerését követően dönthet;
– az Érintett az adatkezeléshez adott hozzájárulását bármikor visszavonhatja.
A jelen adatkezelési tájékoztató IV./2. pontjában felsorolt személyes adatok kezelésének jogalapja csoportos, úgynevezett tömegfelvétel esetén a GDPR 6. cikk (1) albekezdésének f) pontja, tekintettel arra, hogy az adatkezelés az Adatkezelő jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges.
Az Adatkezelő e tárgykörű adatkezelésével összefüggésben érdekmérlegelési tesztet készített, melyben részletezi a jogos érdekeinek részleteit.
A GDPR 5. cikk (1) bekezdésének e) pontjában, valamint az Infotv. 4. § (2) bekezdésében foglaltakra figyelemmelszemélyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető.
Az Adatkezelő a jelen adatkezelési tájékoztató IV. pontjában meghatározott személyes adatokat főszabály szerint 2024. december 31. napjáig kezeli.
A számviteli alátámasztó dokumentumokban megtalálható személyes adatokat az Adatkezelő a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-ában foglaltak alapján 8 (nyolc) évig köteles megőrizni.
Amennyiben a személyes adatok kezelésének jogalapja az Érintett hozzájáruló nyilatkozatához kötött, és az Érintett hozzájárulását írásban visszavonja, az Adatkezelő az egyértelműen azonosított fényképfelvételt soron kívül törlését kezdeményezi a megjelentetésre szolgáló közösségi média felületéről, weblapról és amennyiben lehetséges a keresési előzményekből. Az egyértelműen azonosított videofelvétel esetében az Érintettet ábrázoló felvételrészlet törlését kezdeményezi a videofelvételről. Az Érintett hozzájáruló nyilatkozatának visszavonása esetén Adatkezelő minden tőle telhetőt megtesz annak érdekében, hogy az érintett fényképfelvételt tartalmazó print kiadványok terjesztése ne valósulhasson meg.
A hozzájárulás visszavonására vonatkozóan tartalmi vagy formai követelményt az Adatkezelő nem támaszt, azonban a nyilatkozatnak alkalmasnak kell lennie az Érintett egyértelmű azonosítására. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájárulás visszavonását megelőző adatkezelés jogszerűségét.
Az adatkezeléshez történő hozzájárulás visszavonására irányuló nyilatkozatát az Érintett bármikor jogosult benyújtani az Adatkezelőhöz az alábbi módokon:
– az Adatkezelő onkormanyzat@bp22.hu email címére küldött elektronikus levélben;
– az Adatkezelő székhelyén személyesen tett bejelentés, vagy a székhelyre küldött postai küldemény útján.
A fenti megőrzési időtartamok leteltét követően Adatkezelő a papír alapon tárolt személyes adatokat selejtezési jegyzőkönyv felvétele mellett fizikailag megsemmisíti, az elektronikus úton tárolt – elsősorban nyilvántartásához szükséges adatbázis adatokat – személyes adatokat pedig a helyreállítás lehetőségét kizáró módon törli.
Az Adatkezelő a Rendezvény lebonyolításával és utólagos népszerűsítésével összefüggésben az alábbi adatfeldolgozókkal működik együtt:
Az Adatkezelő által rendezett sajtónyilvános Rendezvény alkalmával a sajtó jelen lévő munkatársai által készített fénykép-, hang- és videófelvételek elkészítésének és nyilvánosságra hozatalának módjáért Adatkezelő felelősséget nem vállal. Az ilyen módon nyilvánosságra hozott felvételek bárki számára hozzáférhetőek.
Az Adatkezelő a személyes adatok kezelése vonatkozásában főszabály szerint további adatfeldolgozót nem vesz igénybe. Adatfeldolgozó igénybevétele esetén Adatkezelő az adatfeldolgozás tényéről az Érintettet tájékoztatja.
Az Adatkezelő az Érintettek személyes adatait a fentieken túl az alábbiakban részletezett esetekben és körben szükségszerűen továbbítja az alábbi címzettek részére:
– az Érintettel postai úton történő kapcsolattartás esetén a kézbesítési adatok tekintetében a Magyar Posta Zrt.(székhelye:1138 Budapest, Dunavirág utca 2-6.) részére továbbítja;
– az Érintettel elektronikus levélküldemény útján történő kapcsolattartás esetén a levelezőrendszer működtetője a Microsoft Operations Ireland (székhelye: One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P521) a címzéshez szükséges adatokhoz hozzáfér;
– az Érintettel Ügyfélkapu tárhelyre történő küldemény kézbesítéssel történő kapcsolattartás esetén a címzéshez szükséges adatok tekintetében a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (1081 Budapest, Csokonai utca 3.) részére továbbítja;
– az elektronikus kapcsolattartás keretében egyes szabályozott és központi elektronikus ügyintézési szolgáltatások igénybevétele esetén (pl. e-Papír szolgáltatás) a KOPINT-DATORG Informatikai és Vagyonkezelő Kft. (1081 Budapest, Csokonai u. 3.) adatfeldolgozóként kerül bevonásra.
Az Adatkezelő adattovábbítást a kezelt adatok teljes köre tekintetében az alábbi hatóságok és szervek részére végez(het): bíróság, ügyészség, a bűnüldözés és a büntetés-végrehajtás szervei, nemzetbiztonsági szolgálatok, adóhatóság. Részükre, írásos megkeresés alapján (megfelelő jogalap esetén), az általuk folytatott eljárásban történő hivatalos felhasználás végett az Adatkezelő köteles a kért adatokat továbbítani, rendelkezésre bocsátani.
Adatkezelő a jelen adatkezelési tájékoztató IV. pontjában meghatározott személyes adatokat főszabály szerint harmadik személy részére – a jelen pontban meghatározott adatfeldolgozókon és címzetteken kívül – nem továbbítja, különös tekintettel a harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő adattovábbításra.
Az Adatkezelő a jelen adatkezelési tájékoztató IV. pontjában megjelölt, és birtokába kerülő személyes adatokat manuálisan kezeli, tehát nem végez automatizált adatkezelést, nem végez profilalkotást.
Adatkezelő megfelelő szervezési intézkedésekkel biztosítja, hogy az adatokhoz az Adatkezelő által csak ezen feladat teljesítésével megbízott, és jogosultsággal rendelkező munkatársai és a megbízott adatfeldolgozók feladatainak teljesítésének mértékében férjenek hozzá.
Az Adatkezelő kiemelt figyelmet fordít a személyes adatok megfelelő szintű biztonságára és bizalmas kezelésére, többek között annak érdekében, hogy megakadályozza a személyes adatokhoz és az adatok kezeléséhez használt eszközökhöz való jogosulatlan hozzáférést, illetve azok jogosulatlan felhasználását. A papír alapon tárolt személyes adatokat az Adatkezelő székhelyén zárható irodabútorokban és irattári helyiségben, az elektronikus adatokat az Adatkezelő a megfelelő jogosultságkezeléssel ellátott tárhellyel rendelkező, saját tulajdonú szerverén, illetve az általa fejlesztett szakprogramban/elektronikus rendszerben tárolja.
A Rendezvény lebonyolításával és utólagos bemutatásával, népszerűsítésével összefüggésben az alábbi személyes adatok kerül(het)nek nyilvánosságra:
– a Rendezvény napján a versenyszám első 6 helyezett Érintettjét név szerint szólítja a díjátadásra szolgáló színpadra az Adatkezelő vagy annak megbízottja, így neve és képmása, mint személyes adata nyilvánosságra kerül;
– a versenyszámok eredménylistájának adatait (versenyző Érintett neve, rajtszáma, esetlegesen iskolájának megnevezése) illetve a versenyzőkről, díjazottakról készült médiafelvételeket, továbbá általánosságban a Rendezvény napján készült médiafelvételek az Adatkezelő a hozzá köthető rendezvényi honlapon, a közösségi média felületein, a kerületi önkormányzati újságban vagy egyéb, előre meg nem határozható felületeken kívánja nyilvánosságra hozni.
Tekintettel arra, hogy a Rendezvény sajtónyilvános, így az egyes médiapiaci szereplők az általuk készített médiafelvételek kezelésével összefüggésben az önálló adatkezelői pozícióba kerülnek, azokkal kapcsolatosan az Adatkezelő semmilyen felelősséget nem vállal.
X.1. Az Érintett előzetes tájékoztatáshoz való joga (GDPR 13-14. cikk)
/Valamennyi adatkör esetében érvényesíthető./
Amennyiben a személyes adatokat az Érintettől gyűjtik, Adatkezelő a személyes adatok megszerzésének időpontjában tájékoztatja az Érintettet az Adatkezelőre vonatkozó alapvető információkról, a személyes adatok tervezett kezelésének céljáról, az adatkezelés jogalapjáról, az esetleges adattovábbítási műveletekről. Adatkezelő ezen felül köteles az Érintettet az adatai kezelésére vonatkozó kiegészítő információkról is tájékoztatni, így többek között az adattárolás időtartamáról, az Érintettet megillető jogokról, valamint a hatóságnak címzett panasz benyújtásának jogáról.
Adatkezelő az Érintett előzetes tájékoztatáshoz való jogának érvényesülését jelen Adatkezelési Tájékoztató nyilvánosságra hozatalával, valamint az Érintett részére az adatkezelési művelet megkezdése előtt történő megismerésének lehetőségével biztosítja.
X.2. A hozzáférési jog (GDPR 15. cikk)
/Valamennyi adatkör esetében érvényesíthető./
Az Érintett jogosult hozzáférést kérni a személyes adataihoz, továbbá az Adatkezelő által kezelt személyes adatairól másolatot kapni és ellenőrizni, hogy az adatkezelést az Adatkezelő jogszerűen végzi-e.
X.3. A helyesbítéshez való jog (GDPR 16. cikk)
/Valamennyi adatkör esetében érvényesíthető./
Az Érintett jogosult az Adatkezelő által kezelt személyes adatainak helyesbítését kérni. E jog értelmében az Érintett jogosult az Adatkezelő által kezelt hiányos vagy pontatlan személyes adatainak helyesbítésére azzal, hogy ilyen esetben az újonnan átadott adat hitelességének ellenőrzése szükségessé válik.
X.4. A törléshez – elfeledtetéshez – való jog (GDPR 17. cikk)
/Jogi kötelezettség alapján kezelt adatkörök esetében nem érvényesíthető./
Az Érintett jogosult az Adatkezelő által kezelt személyes adatai törlését kérni. E jog gyakorlása feljogosítja az Érintettet arra, hogy kérje az Adatkezelőtől személyes adatainak törlését, amennyiben azok további kezelésére nincs megfelelő ok. Az Érintett abban az esetben is jogosult kérni személyes adatainak törlését, amennyiben sikerrel tiltakozott személyes adatai kezelése ellen, amennyiben az Adatkezelő a személyes adatait jogellenesen kezelte, vagy amennyiben a magyar jog alapján az Adatkezelő köteles az Érintett személyes adatait törölni. Adatkezelő ugyanakkor bizonyos esetekben jogosult megtagadni a törlési kérelem teljesítését, melyről az Érintett megfelelően tájékoztatni köteles.
X.5. Az adatkezelés korlátozásához való jog (GDPR 18. cikk)
/Valamennyi adatkör esetében érvényesíthető./
Az Érintett jogosult személyes adatai kezelésének korlátozását kérni, amennyiben az Adatkezelő jogellenes adatkezelést folytat, és az Érintett nem szeretné, hogy az adatok törlésre kerüljenek, és inkább az adatok felhasználásának korlátozását kéri.
Az adatkezelés korlátozásához való jog megilleti továbbá az Érintettet abban az esetben is, amikor vitatja az Adatkezelő által kezelt adatok pontosságát.
X.6. A személyes adatok kezelése elleni tiltakozás joga (GDPR 21. cikk)
/Csak jogos érdek érvényesítésén alapuló adatkezelés esetében érvényesíthető./
Az Érintett jogosult személyes adatai kezelése ellen tiltakozni, ha az adatkezelés közérdekű vagy az Adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges vagy az adatkezelés jogalapja az Adatkezelő, vagy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges. A személyes adatok kezelése elleni tiltakozás joga az Érintettet minden olyan esetben megilleti, amikor úgy véli, hogy jogai, jogos érdekei, alapvető szabadságai elsőbbséget élveznek az Adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekével szemben. Az érintett abban az esetben is tiltakozhat személyes adatainak kezelése ellen, ha azokat az Adatkezelő közvetlen üzletszerzés vagy profilalkotás céljából kezeli.
X.7. Hozzájárulás visszavonásának joga (GDPR 7. cikk)
/Csak az Érintett hozzájárulása alapján kezelt adatkörben érvényesíthető./
Az Érintett jogosult bármelyik adatkezeléshez adott hozzájárulását bármikor visszavonni, amikor az Érintett személyes adatainak kezelése az Érintett hozzájárulásán alapszik. Fontos, hogy a hozzájárulás visszavonása a hozzájárulás visszavonása előtt végzett adatkezelés jogszerűségét nem befolyásolja.
Abban az esetben, ha az Érintett hozzájárulását visszavonja, lehetséges, hogy bizonyos szolgáltatásokat az Adatkezelő nem tud számára nyújtani, és amennyiben ez releváns, az Adatkezelő erről a hozzájárulás visszavonásakor ad tájékoztatást.
Az Érintett, ezen jogának gyakorlása nem érinti az Adatkezelő által más jogalap alapján kezelt személyes adatok további kezelését. A hozzájárulás visszavonásának módjáról jelen adatkezelési tájékoztató VI. pontja tartalmaz további információkat.
Amennyiben az Érintett úgy ítéli meg, hogy az adatkezelés a GDPR vagy az Infotv. rendelkezéseibe ütközik, illetve sérelmesnek véli azt, ahogy az Adatkezelő a személyes adatait kezeli, akkor javasoljuk, hogy először az Adatkezelőt keresse meg panaszával. A panasza minden esetben kivizsgálásra kerül.
Ha a panaszának kivizsgálása ellenére vagy a válaszadásra nyitva álló határidő eredménytelen eltelte esetén sérelmezi azt, ahogy az Adatkezelő kezeli az adatait, vagy közvetlenül hatósághoz szeretne fordulni, akkor bejelentéssel élhet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu, honlap: www.naih.hu).
Lehetősége van adatainak védelme érdekében bírósághoz fordulni, amely az ügyben soron kívül jár el. Ebben az esetben szabadon eldöntheti, hogy a lakóhelye (állandó lakcím) vagy a tartózkodási helye (ideiglenes lakcím) szerinti törvényszéknél (http://birosag.hu/torvenyszekek) nyújtja-e be keresetét.
A lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszéket megkeresheti a http://birosag.hu/ugyfelkapcsolati-portal/birosag-kereso oldalon.
Budapest, 2023. szeptember 12.
Karsay Ferenc sk.
polgármester
Ki kezeli az adatait?
| |
Hol érhet el bennünket?
| Személyesen és postán székhelyünkön, illetve számos elektronikus csatornán. Ezeket részletesen a II. pontban írtuk le. |
Milyen adatait kezeljük?
| Az Önre vonatkozó lehető legkevesebb adatot kezeljük a regisztráció, a nevezési díj megfizetése vagy a Rendezvényről készült médiafelvételek készítése, nyilvánosságra hozatala kapcsán, ezeket részletesen a IV. pontban írtuk le. |
Mennyi ideig kezeljük az Ön adatait?
| A személyes adatait főszabály szerint 2024. december 31. napjáig kezeljük, de -számiviteli szabályok és hozzájárulás visszavonása esetén- ettől eltérő megőrzési idő is előfordulhat. Erről részletesen a VI. pontban olvashat. |
Honnan szerezzük be az adatait?
| Azokat Ön adja meg számunkra, amikor regisztrációját elvégzi, nevezési díját megfizeti vagy hozzájárulását adja médiafelvételek készítéséhez és közzétételéhez. |
Miért kezeljük az adatait?
| Számos ok miatt, melyek közül kiemelhető a Rendezvény szervezésével, lebonyolításával, utólagos bemutatásával, népszerűsítésével kapcsolatos feladataink ellátása miatt. A további adatkezelési célokról részletesebben a III. pontban olvashat. |
Mi hatalmaz fel bennünket arra, hogy kezeljük az adatait?
| Három körülmény: 1. Adatainak kezelése olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, melyben az egyik fél Ön. 2. Egyéni, portré jellegű médiafelvételek készítéséhez, kezeléséhez Ön hozzájárulását adja. 3. Tömegfelvételek készítése és közzététele tekintetében jogos érdekeinket érvényesítjük.
|
Kinek továbbítjuk az Ön adatait?
| Azon szervezeteknek, melyek a Rendezvény teljes lebonyolításában segítenek bennünket, illetve az Önnel való kapcsolattartásban érintettek. Ezeket a szervezeteket, partnereket részletesen a VII. pontban írtuk le. |
Milyen jogok illetik meg Önt?
| Számos jog illeti meg személyes adatai védelmével összefüggésben. Ezeket részletesen a X. pontban írtuk le. |